Verbinden van leren met presteren

1 procent meer omzet door ‘vergeten’ uren te schrijven. We noemden dit; Project F

Wij zijn een leer- en ontwikkelbureau met meer dan twintig adviseurs die passie hebben voor leren en ontwikkelen. Wij verbinden leren aan presteren waardoor bedrijfsdoelstellingen en persoonlijke doelstellingen worden behaald. Sommige adviseurs vergeten af en toe hun projecturen voor de klant bij te houden. Ze moeten dan diep in hun geheugen graven waardoor er vaak nog wel eens wat uurtjes ‘verloren’ gaan. 

Benieuwd hoe we deze verloren uurtjes zijn tegen gegaan en project F tot stand is gekomen? Lees snel verder! 

De vrijmibo
Het is aan het einde van de dag en de vrijdagmiddagborrel is begonnen. Net als de rest van je collega’s wil je ook graag de week afsluiten. Je rondt je werk af, sluit aan bij de borrel en gaat daarna het weekend in.

Na een heerlijk weekend, kom je maandag vol energie op kantoor. Je opent je mailbox en ziet een mailtje van de financiële afdeling. De maandelijkse facturen aan de klant worden verstuurd! Of je nog “even” je uren in het boekhoudprogramma wilt plaatsen. Je pakt je agenda om te zien waaraan je afgelopen maand gewerkt hebt. Omdat je op drie verschillende projecten werkt, staat niet alles erin en kost het flink wat geheugen om te herinneren welke uren je aan welk project hebt besteed. Herkenbaar?  

#AU! 
Uit eigen onderzoek kwam naar voren dat adviseurs gemiddeld 1 procent van hun projecturen ‘vergeten’, doordat ze niet altijd bijhouden hoeveel uren ze voor projecten maken. Een procent valt wel mee toch? Maar reken eens voor jezelf uit wat dat van de totale omzet is? Precies, #AU!.  

Project F 
Het is heel menselijk dat je niet meer weet welke uren je wanneer hebt gerealiseerd. We zijn niet boos, maar vinden het wel jammer. Bij EMC Performance zijn we daarom gestart met Project F.  Een project om de impact van het (te) laat schrijven van uren op onze business te bepalen. Dit project gebruikten we ook voor het inzetten van (leer)interventies om iedere collega te stimuleren hun uren wekelijks te schrijven. Hieronder onze doelstellingen:  



Welke interventies kende Project F? Analyse op onder andere: 

  1. De mate waarin collega’s tijdig hun uren schrijven (afspraak is wekelijks); 
  1. De impact van de ‘vergeten uurtjes’ op omzet en liquiditeit; 
  1. De redenen waarom collega’s te laat uren schrijven en wat ze nodig hebben om dit wél tijdig te doen. 

Motivatieverhogende interventies tijdens teamdagen met aandacht voor de noodzaak van tijdschrijven en bespreken van belemmerende factoren; 

– Wekelijkse originele remindermail met het verzoek om de uren in te vullen; 
– Bij tijdig invullen urenregistratie: positieve bekrachtiging voor tijdig invullen; 
– Bij niet tijdig invullen urenregistratie: informatieve mail met uitleg over de WHY van urenregistratie en de vraag welke persoonlijke ondersteuning een collega nodig heeft;  
Wekelijkse analyse op urenregistratie door projectteam en management als basis voor aanpassingen op werkwijze en interventies. 

Afbeelding met schermafbeelding

Automatisch gegenereerde beschrijving

Om de impact van Project F vast te stellen, stelden we aan het begin van het ontwerpproces een Effectmetingsplan (EMC, 2009) op. Deze methode bestaat uit vijf stappen die je ziet in bovenstaand figuur.

De eerste resultaten van Project F zijn zichtbaar. Zo is: 

  • Bij collega’s de kennis over het waarom van het tijdig schrijven van de uren en de motivatie om dit te doen toegenomen; 
  • Het percentage collega’s dat de uren op tijd schrijft, is gestegen van gemiddeld 80% naar 95%. Een paar weken hebben alle collega’s de uren op tijd geschreven; 
  • Het MT heeft een betrouwbaarder overzicht van bezetting en verwachte omzet; 
  • De financiële afdeling is in staat sneller facturen te versturen. 

En hebben we meet omzet en een betere liquiditeit bereikt? Dat onderzoeken we aan het eind van het jaar.  

Conclusie? 
Met professionals een vrijdagmiddagborrel houden? Dat lukt prima. Het tijdig schrijven van uren? Dat blijft lastig, maar we houden het laagdrempelig voor collega’s doordat we het waarom met elkaar scherp hebben, we persoonlijke aandacht geven waar nodig en met onze collega’s wekelijks herinneren. Het resultaat is er, want de uren zijn door de collega’s op tijd en vollediger geschreven. 

Is dit probleem herkenbaar of vergelijkbaar en wil je meer weten? 
Voor een Leer- en Ontwikkelafdeling is het een must om aan te tonen wat de investering in (leer)interventies oplevert. Met Project F hebben we binnen EMC Performance verder ervaring opgedaan om leren en presteren met elkaar te verbinden en is er een slag gemaakt naar (business) analytics. De aanpak met het Effectmetingsplan is hier een goede basis voor. 

Benieuwd hoe jij de resultaten van leren zichtbaar maakt? Neem contact met ons op via emc@emcperformance of bel 0346 217000.

Stephan Obdeijn schreef in zijn boek ‘ Haal je kop uit het zand’ over evalueren en effectmeten. Meer informatie over zijn boek? Klik hier.