Performance Coaching, meer impact op de werkvloer

Je doelen behalen met performance verbetering.

Het leidende thema van ons  Friends only event dit jaar: ‘Impact maken, hoe doe je dat?’ Ik geef op het event een workshop over het verbeteren van werkprestaties op de werkvloer. Bij EMC spreken we hierbij over performance verbetering. Deze performance verbetering is gebaseerd op bestaande theorieën, een toolbox vol interventies en performance coaching.  Benieuwd naar deze methode? In deze blog lees je het verhaal van Kees, teamleider van een productiebedrijf.

Kees is al jaren teamleider van een groot productiebedrijf. Hij heeft problemen op zijn afdeling.  Machines werken niet, het team is ontevreden, er wordt slecht geluisterd naar elkaar en het ziekteverzuim is hoog.

Kees neemt contact met ons op. Tijdens ons eerste gesprek zetten we onze Roadmap in.

Roadmap

Een kaart waarmee we aan de hand van specifieke vragen inzicht krijgen in het probleem en de ambitie van de organisatie. Vragen die in de routing gebruikt worden zijn bijvoorbeeld: ‘Waar ben je tevreden over en welke punten wil je verbeteren? Wat kunnen we doen om de prestaties te verbeteren en welke resultaten wil je behalen?’.

Kees vertelt ons in het gesprek dat zijn productie door de foutmeldingen met tien procent is gedaald ten opzichte van vorig jaar. Hij wil terug naar zijn oude performance en nog beter.  De wens van Kees en zijn mensen is: de machines beter en langer draaien, zodat er meer geproduceerd wordt. Ook de sfeer onderling wil hij verbeterd zien. Kees: ‘Ik wil weer dat warme bad van vroeger’. We starten samen met Kees een Quickscan. Dit geeft ons inzicht in de oorzaken van zijn problemen en het voorkomt dat je gelijk in leeroplossingen denkt. Performance coaching is in dit geval een effectievere aanpak. Deze methode bestaat uit vijf stappen:

  1. Quickscan bestaande uit een GAP-analyse en toepassing model Rummler
  2. Conclusies en plan van aanpak op de werkvloer en een
  3. Effectmetingsplan (nul en nametingen om de gestelde doelen te evalueren)
  4. Toolbox, inzet door de Performance Coach (toepassing Lenzenmodel en andere interventies)
  5. Nameting: evaluatie en meting resultaten en impact.

 

Quickscan: GAP-analyse en Rummler

Met de Gap-analyse maken we helder waar het gat zit tussen de feitelijke en gewenste performance. Met de Gap analyse gebruiken we diverse bronnen, zoals een aantal interviews (met Kees en een paar teamleden); onderzoek bij de IT en Engineering afdeling (wat is er met die machines aan de hand? ); rapporten e.d. . Voor een goede GAP-analyse zijn de volgende 5 vragen van belang (Stephan Obdeijn 2014 en Van der Grinten 2017);

  1. Wat is het gewenste effect van de interventie?
  2. Op welke niveau heeft deze interventie effect?
  3. Hoe is dit effect waarneembaar?
  4. Waarmee is dit effect waarneembaar?
  5. Wanneer ben je tevreden over het resultaat?

In de casus van Kees betekent dit onder andere:

Te veel machines gaan stuk. De machines draaien veel via IT-systemen en die laten het te vaak afweten. Daardoor staan machines vaak stil en wordt er te weinig geproduceerd. Het gewenste effect is onder andere dat het percentage foutmeldingen teruggaat van 10 naar maximaal 2 procent.  Waarom laten de IT systemen het vaak afweten? We praten daarom met IT en Engineering en Kees is daarbij. Uit ons gesprek blijkt dat er met nieuwe technologie wordt gewerkt en dat er technisch nogal wat “bugs” zijn. Daarnaast is het personeel onvoldoende getraind.

De meeste collega’s van Kees werken al meer dan 20 jaar in het bedrijf. Het overgrote deel lukt het niet om het relatief eenvoudige IT systemen goed aan te sturen en signalen op te lossen. De sfeer en onderlinge collegialiteit zijn verslechterd en het ziekteverzuim is 8,5 procent.

Geary Rummler

Met het model van Geary Rummler kunnen we snel de factoren inventariseren die invloed hebben op de prestaties en performance op de werkvloer. Hierdoor ga je op zoek gaan naar de juiste interventies. Guus van Deelen, een ervaren professional met wie EMC samenwerkt, heeft ons gewezen op een handzame toepassing van Rummler bij de analyse. Op alle drie de lijnen: Organisatie-processen en individu is het nodige te doen. We zoomen onder andere in op de ontevredenheid van de werknemers en vragen ons af wat hieraan ten grondslag ligt: vooral de nieuwe machines maken het dagelijks werk onplezierig. Maar ook het management dat hen afrekent op een lagere productie en dat terwijl ze een aantal vacatures hebben. De werkdruk is hoog, de machines doen niet wat ze willen en als ze iets willen vragen aan een collega dan is hier eigenlijk geen tijd voor. Ook weten veel collega’s niet wat ze moeten doen als het gaat om de ICT. Het team werkt nu eigenlijk meer als los zand.

Conclusies en aanpak

Na deze Quickscan die maximaal 14 dagen duurt, is er vervolggesprek met Kees en presenteren we aan hem en een paar collega’s de belangrijkste bevindingen en aanbevelingen. Door de Quickscan lukt het EMC in een aantal stappen het ontwerp te maken voor interventies die gefocust zijn op de deelproblemen en zoveel als mogelijk geïntegreerd in het werk. Prioriteit ook voor Kees om snel met IT en Engineering rond de tafel te zitten en te bespreken: wat zijn de grootste problemen en  hoe kan dat gefikst kan worden (en op welk termijn). Kortom een technisch actieplan: Welke meldingen leggen de productie  stil en kunnen tijdelijk worden opgelost door de mensen meer inzicht te geven in de How to (veel voorkomende foutmeldingen). Overige ideeën:

  • Er komt een QRC voor de vaak voorkomende  foutmeldingen die meer permanent van karakter zijn
  • Korte tool aanbieden om in de IT systemen het probleem te verhelpen, met de QRC in de hand
  • De  collega’s die meer kennis hebben van de ICT systemen inzetten als mentor voor de degene die het nog moeten leren (zij helpen met het ontwikkelen van de tools op de werkvloer)

-Maken van een effectmetingsplan en inzetten van een Performance Coach (daarover later meer)

Effectmetingsplan

Meten is weten. EMC zal altijd de resultaten meten en Kees informeren of er vorderingen zijn. Daarbij gaat het om een aantal ‘harde gegevens”

  • Kees wil perse dat de foutmeldingen teruggaan van 10 naar maximaal 2 % en dat de machines helemaal niet meer stil vallen (nu 10% met pieken van 25%)
  • Het ziekteverzuim moet naar beneden. Wens: maximaal 4%
  • De sfeer en onderlinge collegialiteit moeten verbeterd worden en dat moet in de teammeetings en in een tussen-en nametingsscan gaan blijken.

Een essentieel onderdeel van een effectmetingplan is het handige 5 P-model (Obdeijn en Lubberts , 2014, gebaseerd op de uitgangspunten van Kirkpatrick, Philips en Stoel)

Performance Coaching

Kees kan het niet alleen en bovendien is het soms nodig dat “vreemde ogen dwingen”. Kortom Kees vindt het prima dat een Performance Coach enerzijds vragen stelt, feedback geeft en anderzijds ook aan de boom schudt. De Performance coach loopt regelmatig op de werkvloer rond; ondersteunt Kees om ervoor te zorgen dat de medewerkers pro actief aan de slag gaan om de machines optimaal te laten draaien; het team weer een echt team wordt; zin heeft om naar het werk te gaan; voor elkaar te zorgen, waardoor hopelijk ook snel het ziekteverzuim gaat dalen.

En Kees?  Hij is blij want hij ziet direct en snel resultaat. Hij wordt door EMC en zijn mensen regelmatig op de hoogte gehouden. Na een paar weken zegt hij:  ‘de mensen kijken weer wat vrolijker; dat gedoe met die machines is bijna opgelost en ze durven elkaar weer recht in de ogen aan te kijken’.

Klaar is Kees….