I love it when a plan comes together

In mijn jeugd had ik een TV-held: Hannibal van het A-team. En nog steeds waardeer ik hem, want hij is de gedroomde projectleider. Elke aflevering start met een probleem dat hij en zijn team gaan oplossen. Hannibals A-team bestaat uit verschillende disciplines zoals de lichamelijke kracht van Mr. T, de geniale gekte van Murdock en de charmes en sociale vaardigheden van Face. Dit alles met veel beleid ingezet en geleid door Hannibal, wat uiteindelijk steeds leidde tot de slotzin van elke aflevering: I love it when a plan comes together. Als onderwijskundig adviseur vervullen we ook vaak de rol van projectleider. Dat vind ik persoonlijk een van de leukste aspecten van ons werk: een aanpak bedenken voor het project, de samenwerking (co-creatie) met de klant vormgeven en mooie teamsessies faciliteren om te brainstormen of te ontwerpen. 

Waarom is projectmanagement belangrijk?

Helaas loopt niet iedereen altijd even warm voor projectmanagement. Vaak heeft dat te maken met (een van) de volgende hardnekkige ideeën:

  1. Projectmanagement is voor ‘blauwe mensen’

Bij projectmanagement denk je misschien vooral aan plannen en spreadsheets. Maar om goed projectmatig te werken, moet je van alles wat zijn: blauw om te plannen, rood om acties uit te zetten en knopen door te hakken, groen om met je team te kunnen werken en geel om je team, opdrachtgever en stakeholders te inspireren en te overtuigen van jouw visie als (onderwijskundig) projectleider. Zo helpt projectmanagement je onder meer bij:

  • het formuleren van waar je naar toe wil met het project. Wat is de stip op de horizon van waaruit je expertise adviseert?
  • het samenstellen van het juiste projectteam. Welke expertises heb je nodig in je team en hoe werk je samen? 
  • het raadplegen en informeren van overige stakeholders op het juiste moment. Hoe zorg je dat de juiste personen op het juiste moment betrokken zijn? En hoe zorg je dat jouw product na oplevering op voldoende draagvlak kan rekenen binnen de organisatie?
  • het snel tussen- of deelresultaten opleveren.
  • het bewaken van de kwaliteit en tevredenheid van je klant.

2. Structuur en creativiteit gaan niet samen

Voor veel mensen staat creativiteit haaks op de structuur die een projectaanpak biedt. Maar niets is minder waar. Projectmanagement zorgt voor kaders en geeft je hiermee ruimte voor creativiteit. De kans is hierdoor juist groter dat creatieve ideeën levensvatbaar zijn.

3. Hoe je werkt is voor de opdrachtgever niet belangrijk, het gaat uiteindelijk om het resultaat

Natuurlijk is het resultaat het allerbelangrijkst. Waarom willen we dan ook zichtbaar zijn met onze aanpak? Wij hebben het steeds over onze projecten, maar het project ís van de opdrachtgever. Hij of zij besteedt het geheel of gedeeltelijk uit. Door zichtbaar te zijn in de stappen die we nemen, houdt onze opdrachtgever de mogelijkheid de koers mede te bepalen. Zo vergroten we de kans dat het eindproduct optimaal aansluit bij de wensen en behoeften van de organisatie. Ook kan de opdrachtgever tussendoor wensen en behoeften ophalen bij stakeholders en intern rapporteren over de voortgang van het project.

Wat bereik je met projectmanagement?

  • Je betrekt de opdrachtgever in proces én product.
  • De opdrachtgever is van alle ins en outs op de hoogte, waardoor hij in staat is de voortgang te vertalen richting de rest van de organisatie.
  • Door gestelde kaders komt creativiteit tot bloei en wordt uitgewerkt in concrete producten.
  • Alle aspecten van het samenwerken komen samen; van tijd en geld tot kwaliteit en communicatie. 
  • Je levert tussenresultaten of deelproducten waardoor opdrachtgever en opdrachtnemer sneller een concreet beeld hebben van het eindproduct, de mogelijkheden en de randvoorwaarden.

Onze projectaanpakken

Bij EMC werken we van oudsher met ADDIE (analyse-design-development-implementatie-evaluatie). Dit is een traditionele projectaanpak, gebaseerd op Prince, die een brede vraag gefaseerd ‘trechtert’ naar een concreet product. We starten het project met een projectplan, naar eigen format. Elke fase sluit af met een tussenresultaat waar de opdrachtgever op reageert om de koers, waar nodig, bij te stellen. 

Sinds een jaar of vijf werken we in projecten ook agile. ‘Agile’ is de beweging die vanuit de softwareontwikkeling opkwam om projecten meer wendbaar te maken. Bij ADDIE lever je aan het eind van het project een werkbaar product op. Als je in deze aanpak nieuwe of gewijzigde wensen van de opdrachtgever doorvoert, maak je meestal ook een nieuwe planning en begroting. Met een agile projectaanpak als Scrum knip je het eindproduct op in kleine werkbare deelproducten. Hiermee versnel je de time to market. Ook ben je flexibeler: na oplevering van elk deelproduct kun je nieuwe wensen en inzichten meenemen in de ontwikkeling van het volgende deelproduct. 

Naast Scrum zetten we design thinking en Kanban in. Design thinking is een mooie aanpak voor vragen waar het probleem nog niet helder is. In vijf stappen kom je met een multidisciplinair team tot een prototype of ontwerp waarop je feedback vraagt van de doelgroep. 

Kanban zet je in als het ontwerp al helder is en je het proces van ontwikkelen zo goed mogelijk wilt laten verlopen.

Ontwikkeling en innovatie op projectaanpakken

Voor alle EMC’ers organiseren we maandelijks een innovatielab. In scrumteams gaan we aan de slag met het ontwikkelen op en innoveren van onze dienstverlening. Het scrumteam dat zich bezighoudt met de innovatie en ontwikkeling van projectaanpakken heet Versnellen & Zichtbaar. Dat is wat we (naast de kwaliteit van het eindproduct) willen bereiken met onze projectaanpak: versnellend in het proces en zichtbaar in onze aanpak. Met dit scrumteam ontwikkelen we onder meer hulpmiddelen en tools om de juiste projectaanpak te kiezen, zoals een flyer over onze projectaanpakken met daarbij een beslisschema om te zien welke aanpak het best bij jouw project past. Ook werken we aan een toolbox van werkvormen om ons te professionaliseren op tools voor projectmanagement op afstand (zoals Mural).

Net als Hannibal willen wij ook na ieder project kunnen zeggen: I love it when a plan comes together.

Bekijk hier onze flyer met beslisschema.