Hoe een ‘ellendige’ werkvorm leidt tot in- en overzicht

Foto: Met andere EMC’ers deelnemen aan een Escaperoom.

Direct aan de slag voordat je ingewerkt bent? Ook bij ons komt dat voor. Ernst-Jan van Unen (helemaal links op de foto) heeft als onderwijskundige bij EMC zijn inwerktraject deels ‘on hold’ moeten zetten. Hij ging na zijn tweede dag bij de Belastingdienst aan de slag op de Belastingacademie. In zijn blog vertelt hij over zijn samenwerking met andere EMC’ ers en over zijn eerste twee opdrachten bij de Belastingdienst. 

‘Nog vóór mijn eerste officiële werkdag bij EMC heb ik al een intakegesprek bij de Belastingdienst. Ze zoeken ondersteuning bij twee opdrachten. 

  • Het ontwikkelen van actualiteitencolleges. Dit zijn kleine online-opleidingen die nieuwe wet- en regelgeving presenteren.
  • Het vernieuwen van de Basiscursus Formeel Recht

Meubilair
Per week besteed ik 4,5 dag aan deze opdrachten. Je kunt dan al snel bij het meubilair gaan horen. Maar allesbehalve dat! EMC heeft een sterk (blended) inwerkprogramma waardoor ik ook EMC beter leer kennen. En dankzij coachende inwerkgesprekken, teamuitjes, een legendarische kerstviering en de Groenekandagen heb ik het gevoel alsof ik er al jaren werk.

Mkb-productiebedrijven
In mijn vorige werk ontwikkelde ik een leerprogramma met maximaal drie mensen. In de opdracht bij de Belastingdienst zijn er al snel tien tot twintig betrokkenen. Iedereen met een aparte verantwoordelijkheid, rol of afgebakend expertisegebied. Ik ben gewend projecten agile aan te pakken. Agile werken houdt in dat je in korte periodes deelproducten oplevert om uiteindelijk tot een eindproduct te komen. Het is werken met kleine teams en korte lijnen waardoor je versnellend en zichtbaar werkt. Binnen de Belastingacademie vergt deze manier van werken net even iets extra’s.

Leerprogramma’s met landelijke impact
De leerprogramma’s van de Belastingdienst zijn groter, hebben landelijke impact en vragen (dus) om een zeer zorgvuldige werkwijze. Check, check, dubbelcheck. Waar ik voorheen bedrijfsopleidingen maakte voor vijftig man, maak ik nu in teamverband programma’s voor bijna 30.000 mensen. En hadden leerprogramma’s voorheen impact op één bedrijf of branche, nu strekt de impact zich uit tot iedere belastingplichtige in Nederland. Het verklaart direct de grootte van een ontwikkelteam en dit maakt de opdracht extra tof.

Agile is een mindset
Agile werken is een mindset en scrum een middel waar ook tal van alternatieven voor zijn. Kijk wat past binnen je team en durf (alsjeblieft) van de gebaande paden te wijken. Als je stug blijft vasthouden aan één manier, één lijn of één aanpak, verhef je het middel tot doel. Dat leidt tot vastlopers, gemiste deadlines en gedemotiveerde teamleden. Met als gevolg dat zij al spontaan jeuk krijgen bij het zien van een brown paper, scrum board of pakje post-it’s.

Klaar in een week met de pressure-cooker-sessie
 “Ken je dat? Het merendeel van een cursus staat alweer een tijdje klaar, maar er missen essentiële onderdelen. Dat had ik laatst bij een blended leerinterventie: online waren de zaken zo goed als af, maar het ontbrak aan mankracht om het onderwijsmateriaal voor de fysieke (lees: offline) bijeenkomsten af te maken. Mijn projectleider en ik vonden het daarom hoog tijd voor een pressure-cooker-sessie. Zes auteurs, de product owner en ik hebben ons vier dagen lang (bijna letterlijk) opgesloten in een ietwat bedompte vergaderruimte. Doel: de fysieke bijeenkomsten ontwerpen, ontwikkelen én afmaken in één gestructureerde sprint. De auteurs – die zo’n cursus ontwikkelen náást hun eigenlijke werkzaamheden bij de Belastingdienst – kregen van hun leidinggevenden ruim baan om hier een volle week bij aanwezig te zijn. Daar zijn we heel dankbaar voor, het is al druk genoeg! Het was een loodzware week waarin je continu gefocust, creatief en productief bent. De vooraf bepaalde taken werden stuk voor stuk opgepakt en afgerond. Degene die het meest allergisch reageerde toen ik zo’n handige brown-paper ophing, erkende halverwege de week dat ‘zo’n ellendige werkvorm’ dan weer wel zorgt voor maximaal in- en overzicht. Het werkt dus wel. Aan het einde van de week was 90 procent af! Wat nog restte waren details, zoals afbeeldingen, print-screens van relevante software en documenten die in de juiste huisstijl moeten komen te staan.

EMC in combinatie met mijn opdrachtgever
De mensen bij EMC zijn actief, betrokken en nieuwsgierig. Als mijn agenda het toelaat werk ik dan ook graag op ons kantoor in Groenekan. Of ik sluit aan bij de leuke dingen na kantoortijd (zie foto). Voor onze pijler ‘versnellend en zichtbaar’ werken we in teamverband aan innovaties op het gebied van projectmanagement. Hoe werken we sneller en zichtbaarder aan projecten? Dit doen wij om onze klanten een platform te bieden waarmee ze kunnen bepalen welke projectvormen ze gaan inzetten voor hun project. Daarbij kan ik door mijn externe rol bij de Belastingdienst gemakkelijker onafhankelijk advies geven of een objectief breekijzer zijn. En omdat ik me bezighoud met afgebakende projecten, hebben de Belastingdienst-onderwijskundigen de mogelijkheid zich te focussen op de hoofdtaken van de organisatie. Met dit bewustzijn zie ik mezelf iedere dag als EMC’er die zijn klant een stap verder helpt.”

Nieuwe opdracht
Gelukkig kan ik in deze tijd van de Corona crisis ook op afstand werken voor de Belastingdienst. De vernieuwing van de ‘Basiscursus Formeel Recht’ ronden we vooralsnog af vóór de zomer. Daarnaast start ik binnenkort ook aan een nieuwe opdracht. Uitdagende projecten waarmee ik het werk van belastingdienstmedewerkers leuker én makkelijker maak.’

Wil je ook dat jouw project leuker en makkelijker wordt? Neem dan contact op met Ernst Jan van Unen om te kijken wat jullie voor elkaar kunnen betekenen.