De toegevoegde waarde van Kanban in jouw werk als L&D’er

Wist ik maar eerder van het bestaan van Kanban af, dacht ik vorig jaar. Toen ik bij EMC begon had ik nog nooit van Kanban gehoord. Misschien heb jij er nu ook nog nooit over gehoord. Ik ging mezelf er in verdiepen omdat ik mezelf aansloot bij de EMC pijler ‘Versnellend en zichtbaar’. Ik kwam erachter dat het voor verschillende projecten die ik bij opdrachtgevers heb uitgevoerd van waarde zou zijn geweest. In dit blog neem ik je mee in wat het is, wanneer je het kunt toepassen als L&D’er en hoe dit er dan uit kan zien.  

Kanban  
Kanban is een uit Japan overgewaaide planningsaanpak. Het is een eenvoudige manier om in een team het werk te organiseren. Kanban betekent ‘visuele kaart’ en is gebaseerd op de volgende vijf principes:  

  • Visualiseer je werk 
  • Beperk de hoeveelheid 
  • Zorg voor doorstroom  
  • Maak afspraken expliciet 
  • Verbeter samen 

Visualiseer je werk 
Bij Kanban visualiseer je het werk met een Kanbanbord. Je knipt allereerst het werk op in delen en maakt samen met het team de stappen in het proces expliciet. Voor elk deelproduct is er een apart kaartje. Bij de start zet je jouw naam op het kaartje inclusief de datum. Hieronder zie je een Kanbanbord aan de start.  
 

C:\Users\britt\AppData\Local\Microsoft\Windows\INetCache\Content.MSO\D37C1CC0.tmp

Beperk de hoeveelheid  
Het doel van Kanban is om taken zo snel mogelijk af te ronden, zodat het proces doorgaat. Daarom spreek je samen af hoeveel taken je maximaal tegelijkertijd in een processtap op mag pakken. Dit wordt het WIP-limiet genoemd (work in progress). De regel is: hoe lager de WIP-limiet, hoe sneller een taak door het proces stroomt.  

Zorg voor doorstroom  
Als iemand klaar is met de taak in de processtap wordt het kaartje op het Kanbanbord verplaatst van ‘bezig’ naar ‘klaar’. De bedoeling is dat de leden van het team alert zijn om nieuwe taken naar zich toe trekken. Dit wordt pull genoemd. Daarnaast wordt de doorstroom gestimuleerd door een dagelijkse standup meeting. Daarbij ligt de focus op de afronding van taken. Vragen die jullie samen beantwoorden zijn: 

  • Welke taken kunnen we vandaag afronden? 
  • Wie werkt eraan en wat is hierin sinds gisteren gebeurd?  
  • Voldoen we nog aan de WIP-limiet?  

Als er taken stilliggen ga je met elkaar in gesprek om oplossingen te zoeken. Om zichtbaar te maken welke taken stilliggen worden de kaartjes gemarkeerd. Bijvoorbeeld met een stip, sticker of sterretje. 

Maak afspraken expliciet 
Werkafspraken van het team worden bij Kanban expliciet gemaakt. Dit wordt policy genoemd. Dit kan over allerlei afspraken gaan. Denk aan de prioritering van de deelproducten, hoe je als team met elkaar communiceert of wat je doet als je ergens niet uitkomt.  

Samen verbeteren  
Kanban is geschikt om samen te verbeteren. Door het visuele Kanbanbord wordt zichtbaar wat goed is gegaan en wat minder goed is gegaan in het proces. Hier besteed je aandacht aan tijdens een retrospective. Ook blik je terug op de afspraken die je als team met elkaar hebt gemaakt.  

Overeenkomst en verschil met scrum 
Kanban wordt gezien als een agile werkwijzen voor teams. Net als scrum. Je gebruikt bij Kanban ook een visueel werkbord en maakt werkafspraken expliciet. Er zijn ook standup meetings en retrospectives. Je vraagt jezelf nu vast af: wat is dan het verschil?   

Bij Kanban zijn er geen rollen zoals een product owner en scrum master. Ook heb je geen sprints. Je pakt simpelweg nieuwe taken op als je klaar bent met een taak. Tenzij je over de afgesproken WIP-limiet heengaat.  

Toepassing van Kanban binnen L&D 
Kanban is geschikt als je meerdere deelproducten gelijktijdig volgens hetzelfde proces wilt ontwikkelen. Denk aan:  

  • E-learningmodules 
  • Werkplekopdrachten 
  • Draaiboeken 
  • Hand-outs 

Je combineert Kanban dan bijvoorbeeld met scrum of je zet het in tijdens de ontwikkelfase als je het ADDIE model toepast. Wat ik bij grotere projecten vaak merk is dat er in een korte tijd ontzettend veel opgeleverd moet worden. Er zijn verschillende inhoudelijke deskundigen bij betrokken. Dit maakt het vaak lastig om snel een overzicht te creëren met hoe het ervoor staat en waar iedereen mee bezig is. Kanban is daarvoor een uitkomst. Je visualiseert het proces met een Kanbanbord, waardoor iedereen in een oogopslag ziet hoe het ervoor staat. Je ziet wie met welke taak bezig is en in welke stap van het proces het deelproduct zich bevindt.  

Wil je aan de slag met Kanban, hieronder hebben we twee interactieve PowerPoints die je meer inzicht geven in hoe je van start kunt gaan en hoe een werkweek eruit kan zien.  

Meer over deze aanpak? Neem vrijblijvend contact met ons op via emc@emcperformance.nl of bel 0346 217000.