Agile: hype of gezond verstand? 

scrum
Veel organisaties zijn inmiddels bekend met het woord ‘agile’ of ‘Scrum’. Iedereen doet tegenwoordig een dag- of weekstart, of plant het werk met post-its op flappen. Is agile een hype of is het de sleutel tot een ‘futureproof’ organisatie?
Als het laatste het geval is, hoe pak je dit aan? Hoe ga je als gehele afdeling of organisatie een agile transformatie in?

Hype of noodzaak?

Ik praat hierover met Jurriaan Kamer, van huis uit software ontwikkelaar. Jurriaan begon acht jaar geleden als zelfstandig interim manager bij het begeleiden van agile transformaties. ‘ Agile is voor bepaalde organisaties een hype. Zij zien scrum of agile als een doel op zich en implementeren het top-down. Maar dat werkt niet: dan doe je het omdat het erbij hoort, maar begrijp je niet waarom het nodig is. Scrum werkt juist als je het in samenwerking doet met de mensen die het werk uitvoeren en als het vanuit een gevoelde noodzaak gebeurt. Aan de andere kant bestaat scrum in de ICT al 30 jaar, en kom je het steeds meer tegen in de marketing, communicatie en HR. Als je eenmaal agile werkt, is het moeilijk om terug te gaan naar de oude situatie, zowel voor de klant als de medewerker (dus uiteindelijk ook de organisatie) biedt deze manier van werken veel voordelen.’ Waarom zijn sommige organisaties zo succesvol met agile werken? Om hierachter te komen bezocht Jurriaan bbedrijven zoals Google, Apple en Spotify. Inmiddels is Jurriaan betrokken geweest bij agile transformaties binnen onder meer Aegon en Schiphol. Sinds kort werkt hij voor The Ready, een van oorsprong Amerikaans bedrijf voor ‘organisation design & transformation’. 

‘ Blijven leren, je blijven ontwikkelen zodat je steeds beter wordt in wat je doet, als individu, als team en als organisatie. ‘  

De essentie van agile

Voor Jurriaan zijn agile & scrum inmiddels niet meer alleen verbonden met ICT. Wat is voor hem de essentie van agile? ‘ De essentie van agile is anders samenwerken en communiceren, de tijd nemen om te reflecteren en jezelf te verbeteren’, gaat Jurriaan verder. Hij geeft aan dat we te ver af staan van de basis voor elke organisatie: het goed en vlot voldoen aan de behoefte van je klant. ‘ Gezond verstand ‘, noemt Jurriaan dat, ‘ blijven leren, je blijven ontwikkelen zodat je steeds beter wordt in wat je doet, als individu, als team en als organisatie. ‘  

 Agile mindset 

Om dat te bereiken, zijn er tal van contactmomenten nodig in een organisatie. Al dat samenwerken en communiceren lukt het beste binnen een cultuur waar iedereen dezelfde mindset heeft. Jurriaan verwijst me naar een van zijn blogs om uit te leggen dat er in veel organisaties een shift in mindset nodig is. Hiertoe heeft hij de agile principes omgezet naar een meer algemene taal die ook in andere dan ICT-gerelateerde werkvelden herkenbaar is. Deze principes helpen je te komen van ‘agile doen’ naar ‘agile zijn’. Bijvoorbeeld: Liever kwetsbaarheid dan professionaliteit: neem je hele persoon mee, benoem de dingen (en de emoties) zoals je ze ziet, blijf open-minded, werk binnen de organisatie aan psychologische veiligheid; 
  • Liever vertrouwen dan controle: geef je collega’s het voordeel van de twijfel; wordt de mensen gezegd wat ze moeten doen of beslissen ze zelf hoe ze te werk gaan? 
  • Liever voortgang dan perfectie: liever in kleine stapjes vooruit dan in één keer goed na lange tijd; 
  • Liever werk doen dan erover praten: probeer dingen uit, zodat je weet of het werkt. 

 Schaakmeester versus tuinman 

Een agile organisatie heeft niet alleen consequenties voor de medewerkers, maar zeker ook voor de leidinggevenden. Jurriaan vergelijkt de traditionele manager met een schaakmeester. ‘ De schaakmeester zet voor zijn eigen doelen de poppetjes strategisch neer. De moderne manager in een agile organisatie werkt als een tuinier. De tuinman zorgt dat alle planten, struiken en bomen samen een mooie tuin vormen, waarin ze bovendien kunnen groeien en zich kunnen ontwikkelen. Agile leidinggevenden werken vóór de teams en vragen wat zíj nodig hebben om optimaal te presteren. En natuurlijk hebben zij ook een voorbeeldfunctie in het agile werken en zijn.’  

 ‘ Met scrum verplaats je het accent van plannen en controleren naar leren en verbeteren.’   

 De zijwieltjes bij het oefenen van agile 

Okee, een andere manier van samenwerken en communiceren, met een andere mindset… maar hoe krijg je de hele organisatie mee? Waar begin je? Jurriaan geeft aan dat het startpunt toch vaak het praktische gebruik van een agile manier van werken is, bijvoorbeeld scrum, en hierbij werkenderwijs gecoacht worden in de mindset. ‘ Zo kun je scrum, of een andere manier van agile werken, zien als de ” zijwieltjes ” bij de overgang naar agile. Scrum geeft genoeg kaders, steun om daarbinnen te oefenen in het agile zijn, de mindset. We zoeken steeds een kernteam om mee te starten, waarin mensen zitten die graag willen én mensen die een belangrijke positie hebben in de organisatie (seniors, managers). Met scrum verplaats je het accent van plannen en controleren naar leren en verbeteren. Dat is een mooie eerste stap, maar vaak heb je ook een top-down mandaat nodig. Met het management zoeken we dan naar wat nodig is om als organisatie de transformatie te maken. Wat zijn actie- of pijnpunten? Bijvoorbeeld: het aantrekken en behouden van talent, of een betere time-to-market. Daarin ga je aan het werk, met gebruik van agile werkvormen, zodat het MT ook agile werkt, bijvoorbeeld in de toepassing van retrospectives, bepaalde vergaderformats uit de holacracy, visuele actielijsten (kanban/scrumborden), andere manieren van besluitvorming, maar ook de verbinding met je team: wat is jouw verantwoordelijkheid en wat is die van hen? Wie gaat waar over?’  

 Agile… en dan? 

En als de organisatie agile is, is het dan klaar? Jurriaan benadrukt dat organisaties agile zijn als ze zich blijven aanpassen aan de (steeds veranderende) behoeften van de klant. Zo is het bekende organisatiemodel van Spotify (met chapters, leads en squads) niet meer volledig terug te vinden in de huidige organisatiestructuur. Spotify blijft zoeken naar wat het beste werkt op elk moment, dus past zich aan.  

 Tot slot 

Na mijn gesprek met Jurriaan kan ik niet anders dan concluderen dat een agile organisatie een lerende organisatie is, op elk niveau: individueel, als team en teamoverstijgend. Zoals Jurriaan zegt in een van zijn blogs: ‘ The organization is being ‘worked on’ every day, with everyone’s input, all the time. ‘  Wil een organisatie futureproof zijn, dan zijn reflecteren en leren van groot belang. Een steeds veranderende omgeving vraagt steeds andere producten en diensten, wat steeds andere eisen stelt aan de organisatie en de medewerkers. Het lerend vermogen van teams en individuen is daarmee de succesfactor van de toekomst! 

 Meer van Juriaan Kamer…

https://medium.com/@jurriaankamer/leading-agile-change-6c53b9d5d725
https://www.linkedin.com/pulse/beyond-agile-why-hasnt-fixed-your-problems-jurriaan-kamer/

https://medium.com/@jurriaankamer/scaling-agile-bol-com-69a11a47418 https://medium.com/@jurriaankamer/hackathons-at-bol-com-79c38bfff5c1 

 

Meld je hier aan voor de inspire Design Thinking op 15 mei

 

1 Comment

  1. Henk schreef:

    Working = Learning
    Learning = Working
    Vervat in een lemniscaat.
    De oneindige samenwerking tussen deze twee begrippen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.